Чем бы ни занималась компания, она не может предотвратить постоянный рост объема документов.  Это нормальная практика, и чем больше компания, тем больше ее архив. Утилизация актов раньше истечения установленного законом срока чревата серьезными неприятностями – за утрату некоторых бумаг закон предусматривает солидный штраф.

И тогда на помощь приходят специализированные архивные центры. Наиболее солидные из них оказывают услуги широкого спектра, что означает возможность выбора у их клиентов. Те могут, к примеру, передать исполнителю бумаги на хранение или поручить ему организацию делопроизводства, создание собственного архива, сканирование документов и др.

Одной из  услуг, оказываемых подобными компаниями, является архивная опись – важное и  ответственное мероприятие, позволяющее хранить документы в идеальном порядке.

Зачем и кому это нужно? Любой компании, в процессе функционирования которой образуется значительный объем документов, особенно, если с ними ведется постоянная работа. Архивная опись позволяет обеспечить оперативный поиск необходимой информации, максимально оптимизировать работу с актами. Необходимо отметить, что существующие архивные стандарты довольно строго регламентируют порядок хранения документов. В том числе, и редко используемых. Поэтому описываемая услуга, по сути, нужна любой фирме, имеющей архив, ведь специалисты, действуя в интересах клиента, не забывают и о требованиях закона, четко и строго их соблюдая. Разумеется, в данном случае многое зависит от профессионализма исполнителя. Имея дело с солидными компаниями, с проверенной репутацией, можно не волноваться за результат, ведь многие исполнители используют весьма эффективную и современную систему штрихового кодирования. Суть заключается в нанесении на каждый документ штрих-кода, скрывающего все необходимые об акте сведения: дата создания, исполнитель и даже краткое описание. В дальнейшем поиск необходимой бумаги не займет много времени и может быть осуществлен буквально одним кликом мышки.

Но и это еще далеко не все архивные услуги, которые может предложить специализированный архивный центр в указанной сфере. Внимания заслуживает и такое проводимое им мероприятие, как каталогизация архива с фото. Данное мероприятие предполагает создание цифровых фотографий ярлыков и (или) титульных страниц документа. Все это формируется в базу данных, которая доступна клиенту. Подобные действия нередко сопровождают передачу актов на внеофисное хранение. В дальнейшем это позволяет оперативно найти нужные для заказа акты. Как правило, это делается при работе с рукописными текстами.

Еще дальше идут те компании, которые инициируют создание электронных архивов, сканируя полностью все документы. Таким образом, удается организовать работу с документацией из любого места, где есть компьютер и интернет.