В разных областях жизни и деятельности человека используется такая простая вещь, как документ. Им называется материальный носитель информации о всевозможных случаях, событиях, явлениях и фактах, которые являются результатом человеческого мышления и деятельности.

Составление, подготовка, изготовление, согласование и оформление документов называется делопроизводством. В этой сфере деятельности документы классифицируются по таким признакам:
• по виду деятельности – организационно-распорядительные, финансово-расчетные, материально-технические;
• по месту составления – те, которые созданы внутри компании, и внешние;
• по форме – трафаретные, типовые, индивидуальные;
• по средствам фиксации – рукописно-печатные, электронные, фото- и видеодокументы;
• по форме информации – звуковые, графические, текстовые, мультимедийные;
• по срокам хранения – постоянного, временного, долговременного хранения;
• по стадии создания – оригиналы и копии.

Для организации делопроизводства и контроля за движения документов на предприятии используют деятельность, называемую документооборотом. При правильной его организации повышается эффективность работы организации.

Для облегчения труда сотрудников используются современные компьютерные технологии. Именно поэтому многие компании используют электронный документооборот. Такой способ работы с документами позволяет объединять и формировать базы данных. Электронный документ можно в считанные секунды переслать не только в другую часть страны, но и в другую часть мира. Их очень просто создавать, редактировать и тиражировать. Однако у такого способа существует один большой недостаток в правовой сфере – отсутствие разницы между оригиналом и копией.

Современное делопроизводство использует компьютерную технику не только для создания, оформления и электронной пересылки документов. Очень эффективным для любой компании является интранет – внутренний веб-сайт. Это мини-интернет для конкретной организации, доступ к которому осуществляется только в пределах локальной сети.

Очень эффективным в работе с документооборотом является корпоративный портал, который является частью интранета, видимой для пользователя. Он имеет веб-интерфейс с доступом сотрудников компании к базам данных и приложениям. К основным группам функциональных возможностей корпоративных порталов относятся:
– внутренний сайт организации, на котором осуществляется публикация новостных и других материалов для сотрудников; создаются документы, базы файлов и форумы для внутреннего общения;
– система для совместной работы - это виртуальные рабочие пространства, созданные для отдельных подразделений или проектов организации; как рабочие инструменты тут используются групповые календари, системы для управления задачами, Wiki-система и хранилище документов;
– платформа для интеграции, которая предоставляет пользователю единую точку доступа к информационной инфраструктуре организации, а именно: возможность работать в одном интерфейсе с несколькими корпоративными приложениями, персонализирование интерфейса со сквозной аутентификацией каждого пользователя.