Управление любым предприятием основывается на процессе получения, обработки и доведения информации до сведения исполнителя с последующим ее хранением. Оперативные, достоверные и полные сведения являются ключом для принятия правильного решения. Носителем деловой информации является документ. Он может быть в бумажной или электронной форме. Возможно также использование в качестве документа фотопленки или видеозаписи.

Для создания документов и эффективной организации работы с ними существует такой вид деятельности, как делопроизводство, которое создает условия для поиска, движения и хранения документов. Основные его задачи состоят в правильном оформлении документации согласно требованиям Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). Согласно этих стандартов, необходимо создать условия для движения документации, а именно организовать ее регистрацию и осуществлять контроль за движением, соблюдая сроки ее исполнения. Сюда относится и организация условий для архивирования.

Главной составной частью при организации делопроизводства является документирование. Оно включает в себя все операции по составлению, подготовке, оформлению, изготовлению и согласованию документов.

Деятельность по организации правильного движения документации на предприятии с момента е создания (получения) и до завершения (исполнения или отправки из фирмы и (или) направления в архив) называется документооборотом. Основной его задачей является контроль за движением документов, то есть следить, чтобы они не потерялись и своевременно поступали в места назначения. Для организации эффективного документооборота используются нормативные документы - Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Некоторые организации используют электронный документооборот. Это система для электронной обработки документов и взаимообмена ими между подразделениями. Для его работы формируется база данных, которая хранится на сервере предприятия. Создавать, изменять или удалять документы могут только те сотрудники, которые имеют соответствующие права. Доступ к базе данных производится через браузер. Также получить доступ к электронному документообороту можно с помощью локальной сети или через Интернет.

Каждая компания стремиться к тому, чтобы внутрикорпоративная информация была обработана, систематизирована и сохранена. Для этих целей используют интранет - внутреннюю частную сеть организации. Это своего рода Интернет в миниатюре для конкретной организации. Доступ к нему осуществляется только в пределах локальной сети.

Если предприятие не видит целесообразности в использовании интранета, а возможностей электронного документооборота не хватает, можно использовать корпоративный портал – это видимая для пользователя часть интранета. При его помощи можно публиковать новости и вести форумы внутри фирмы, создавать базы данных и хранить документы, вести групповой календарь и управлять задачами.

Любое предприятие стремится к эффективной организации делопроизводства.