Описание бизнес–процессов является неотъемлемой частью любого производственного процесса, и осуществляется администрацией перед самым началом рабочего процесса. В целом, предварительное описание бизнес – процессов дает возможность избежать в будущем множества нежелательных ошибок. При составлении данной документации более четко представляется сама концепция будущего проекта, от самого начала и до конца, детально описываются вся цепочка производственных решений, от основания проекта и до его полного завершения.

Такая проработка поможет и в значительной мере контролировать своих сотрудников, которые согласно концепции будут заняты в разрабатываемом проекте. Помимо этого, также будет достигнуто определенное осознание сотрудниками контроля над их деятельностью благодаря тому, что подготавливаемый проект предполагает систематическую отчетность о проделанной работе и полного соответствия срокам исполнения. Еще одним плюсом процесса описания бизнес – процессов будет являться именно плановая отчетность. В данном случае предполагается включение в описание проекта дополнительного графика, разбитого по соответствующим датам и позволяющим детально анализировать состояние проекта в любой момент.

Также в систему описания входит и обязательный перечень сопутствующей документации, которая должна в обязательном порядке использоваться при ведении проекта. Учитывая ту интенсивность возникновения ошибок, которые довольно часто сопровождают аналогичные проекты, только составленные без предварительной проработки именно в документальной части, то данная особенность будет не лишней, и всегда поможет руководителю проекта в нужный момент. Помимо этого также в течение составления описания происходит анализ будущего проекта, а соответственно устраняются нежелательные элементы и затраты, которые ранее могли только навредить проекту в целом. К примеру, устраняются нежелательные объемы закупаемых товаров, а нужды оптимизируются под реально поставленные задачи и цели, к которым стремится администрация проекта.

Детально прорабатывается список поставщиков, из которого выбираются только самые надежные, да к тому же выбор происходит также и по сравнению стоимости и качества оказанных услуг, учитываются форс – мажорные обстоятельства, которые могут возникнуть в процессе реализации проекта. Вот такой пользой обладает процесс описания бизнес –процессов.