В законодательстве РФ и подзаконных нормативных актах не имеется формулировки кадрового делопроизводства. Для определения этого понятия в нашей стране принято ориентироваться на Государственный стандарт. Традиционно кадровое делопроизводство обеспечивает документирование движения кадров, работы, связанной с управлением персоналом и организацию работы с кадровыми документами. Также в ведении кадрового делопроизводства находится учет рабочего времени сотрудников и контроль расчетов с персоналом. Каждая организация, независимо от организационно-правовой формы, обязана вести кадровое делопроизводство, то есть кадровый учет.  В любой фирме есть сотрудники, которые устраиваются на работу, их увольняют, они уходят в декрет или отпуск, также в некоторых организациях сотрудники периодически ездят в командировки. Независимо от штата, один работник в организации или их несколько тысяч, все эти данные должны отражаться в кадровом учете. Для каждого события должен быть составлен приказ. Необходимо оформлять дополнительные соглашения, трудовые договоры, делать записи в трудовых книжках, выписывать командировочные удостоверения и регистрировать данные в журналах. Все трудовые отношения в нашей стране регулируются Трудовым кодексом РФ.

В небольшой фирме, как правило, кадровый учет ведет один из сотрудников бухгалтерии, которому, даже если предстоит сдача бухгалтерской отчетности, все равно приходится заниматься кадровым делопроизводством. Понятно, что бухгалтера, на которых возлагают ненужные им проблемы, считают делопроизводство обузой. Они зачастую ведут его как-нибудь не только по причине нежелания, но и из-за недостаточного знания трудового права.  Более крупные фирмы вверяют ведение данной документации универсальному сотруднику из отдела персонала. Он не только ищет и принимает на работу сотрудников, но и ведет кадровое делопроизводство. В крупных компаниях этим занимается целый отдел.

В настоящее время все больше компаний предпочитают заказывать кадровое сопровождение в аутсоринговой фирме, избавившись, таким образом, от множества проблем. Передать ведение кадрового делопроизводства на аутсоринг может компания любой организационно-правовой формы собственности.

Услуги кадрового сопровождения это:

• качественное ведение кадрового делопроизводства согласно последним изменениям действующего законодательства;
• контроль и сопровождение аутсоринговой фирмы во время проверок инспекции по труду;
• экономия времени на поиск инспектора по кадрам;
• экономия на организации рабочего места штатного кадровика, налогах и фонде оплаты труда.

Оплачиваться кадровое сопровождение может как за каждый отдельный документ, так и по абонентской плате. Первый вариант выгоден компаниям, где редко принимают на работу и увольняют, а сотрудники не ездят в командировки. Фирме с большим объемом документооборота предпочтительней выбрать форму обслуживания по абонентской плате.